Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отправить в ФСС листы нетрудоспособности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы выдать электронный лист нетрудоспособности, требуется участие одновременно четырех субъектов — сотрудника, медицинского учреждения, в которое он обращается за больничным, работодателя и Фонда социального страхования.
Ответственность работодателя
В случае с электронными больничными работодателю важно действовать быстро. Если не предоставить документы, которые требуются для начисления выплаты, грозит ответственность — 200 рублей за каждый непредоставленный документ.
Ответственность также применяется за указание неверной информации — тогда штраф составит 20% от переплаты пособия, но не более 5 000 рублей. Если работодатель не выплатил пособие за первые три дня в отведенные законом сроки, то штраф будет составлять от 30 000 до 50 000 рублей.
Если уже после сохранения ЭЛН вы заметили, что неправильно ввели информацию о сотруднике, то просто заполните и повторно отправьте документ. В этом случае фонд не начислит штраф, и ответственности удастся избежать.
Как осуществляется выдача ЭЛН?
Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа (далее – Правила № 1567).
Как следует из данного документа, информационное взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН осуществляется в федеральной информационной системе «Соцстрах», оператором которой является ФСС (п. 3 Правил № 1567).
В соответствии с п. 10 Правил № 1567 информация в информационную систему «Соцстрах» передается:
1) страхователями (работодателями) с использованием:
-
информационных систем, применяемых страхователями для автоматизации своей деятельности;
-
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия страхователя, а также с использованием личного кабинета, размещаемого на официальном сайте ФСС в Интернете;
2) медицинскими организациями с использованием:
-
медицинских информационных систем медицинских организаций, единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (данная норма вступает в силу 1 января 2019 года);
-
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия медицинской организации и сервисов единой системы межведомственного электронного взаимодействия.
Таким образом, в случае принятия работодателем решения об использовании ЭЛН он должен:
-
подключиться к информационной системе «Соцстрах»;
-
получить усиленную квалифицированную подпись юридического лица;
-
установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации;
-
установить программное обеспечение для работы с ЭЛН.
Как информируется работодатель об ЭЛН?
В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.
Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.
При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Чем электронные больничные отличаются от бумажных
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:
- защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
- заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
- освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
- ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.
Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера. Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).
Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:
- ЭП страхователя (юридического лица) – это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
- ЭП руководителя — здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
- ЭП главного бухгалтера — здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.
Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это – текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.
Как работает электронный больничный лист
Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.
Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».
Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:
- занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
- часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
- подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).
Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:
- дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
- получить от медперсонала номер больничного листа;
- сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).
О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.
Дополнение перечня регионов, участвующих в реализации пилотного проекта
Полный перечень регионов — участников пилотного проекта приведен в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. Постановлением Правительства РФ № 1459 предусмотрен поэтапный рост числа регионов, участвующих в реализации проекта «Прямые выплаты». Так, к проекту присоединяются:
|
Дата присоединения |
Регионы |
|
1 января 2019 года |
Ингушетия, Марий Эл, Хакасия, Чечня, Чувашия, Камчатский край, Владимирская, Псковская и Смоленская области, Ненецкий и Чукотский автономные округа |
|
1 июля 2019 года |
Забайкальский край, Архангельская, Воронежская, Ивановская, Мурманская, Пензенская, Рязанская, Сахалинская и Тульская области |
|
1 января 2020 года |
Удмуртия, Коми, Саха (Якутия), Кировская, Кемеровская, Оренбургская, Саратовская, Тверская области и Ямало-Ненецкий автономный округ |
|
1 июля 2020 года |
Башкортостан, Дагестан, Красноярский и Ставропольский края, Волгоградская, Иркутская, Ленинградская, Тюменская и Ярославская области |
Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера. Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).
Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:
- ЭП страхователя (юридического лица) – это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
- ЭП руководителя — здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
- ЭП главного бухгалтера — здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.
Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это – текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.
Останется ли бумажный вариант
Письмо ФСС от 11 августа 2020 № 02-09-11/22-05-13462 дает разъяснение о легитимности введенного в оборот электронного листка нетрудоспособности, наряду с бумажным. В РФ отсутствуют законодательные акты, отменяющие действие бумажных листков нетрудоспособности, однако конечная цель предпринятых нововведений заключается именно в этом. Система «Соцстрах» нацелена на глобальную операцию по цифрованию отчетности, поступающей от организаций в РФ. Отказ от бумажных листков нетрудоспособности – неизбежность ближайших лет.
В случае если сотрудник оформил больничный лист в цифровом виде, а работодатель по каким-либо причинам не имеет технической оснащенности для обработки ЭЛН, работник может обратиться в медучреждение с просьбой выписать ЭЛН на бумажном носителе. Медучреждение не вправе отказать: ЭЛН подлежит аннулированию и выписывается бумажный больничный лист с пометкой «дубликат».
Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса и отсутствием достаточной регламентации некоторых процедурных моментов. Чтобы устранить эти проблемы, разрабатываются новые нормативные документы, улучшается и дорабатывается техническая база.
В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Если организация не хочет применять электронные больничные листы, она может продолжать назначать пособия исключительно на основании бумажных листков нетрудоспособности. Действующее законодательство не обязывает работодателей обеспечивать работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех страхователей, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».
Этапы и порядок работы с ЭБЛ
Порядок работы с больничными в электронной форме представлен так:
| Этапы | Пояснение |
| 1 | Больной обращается к доктору за медпомощью и выпиской БЛ |
| 2 | Медучреждение вводит в ПК информацию, которая соответствует стандартному БЛ. Для подобных действий установлено специальное программное обеспечение |
| 3 | Заполненный ЭБЛ заверяется усиленными квалифицированными электронными подписями медработником и медучреждением |
| 4 | ЭБЛ направляется в Единую информсистему «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах») |
| 5 | Компания-страхователь с помощью ранее установленного ПО заполняет реестр по выплате пособия. Все это также следует заверить ЭЦП (усиленной, квалифицированной), отправить в ЕИИС |
| 6 | ФСС проводит назначение пособий и их выплату |
Топ-5 популярных вопросов
Вопрос №1. Как больной получает ЭБЛ?
Когда доктор закрывает больничный, он сообщает пациенту его электронный номер. Также этот номер передается работодателю. Поэтому на руки пациенту документ не выдается. За указанным номером он может ознакомиться со своим ЭБЛ в личном кабинете на сайте, указанном выше.
Вопрос №2. Можно ли получить бумажный БЛ вместо электронного?
Медучреждение не имеет право заставлять больного оформить именно ЭБЛ. Если медучреждение и предприятие, где работает пациент, подключены к электронной системе, то только от больного зависит выбор формы. Во всяком случае, на данный момент времени. В дальнейшем, когда все организации и предприятия подключатся к системе и установят ПО, будут действовать только ЭБЛ.
Вопрос №3. Все ли предприятия обязаны переходить на выдачу ЭБЛ?
Поскольку малый бизнес с численностью до 25 человек не обязан сдавать отчеты в электронной форме, то можно сделать вывод, что и ЭБЛ они могут не оформлять. Например, если у предпринимателя работает 5 человек, то, скорее всего, он посчитает нецелесообразным внедрение сложных электронных систем. Его выбор – бумажные БЛ.
Вопрос №4. Кто имеет доступ к информации об ЭБЛ?
Сведения, поступившие в электронную базу данных, доступны работникам ФСС, руководителю компании и медработникам. Сотрудник может ознакомиться только со своим ЭБЛ, введя в систему его номер.
Вопрос №5. Можно ли подделать ЭБЛ?
Подделать ЭБЛ трудно, ведь он подписывается ЭЦП медучреждения и доктора. Для его оформления отведены специальные защищенные каналы связи. Поэтому для подделки нужно иметь особые знания и умения, которыми обладают хакеры, или же вступить в криминальный сговор с доктором.
Внедрение ЭБЛ значительно упрощает процесс расчетов и возмещения пособий для фонда соцстраха, работодателей и трудящихся. Пациенту нужно только обратиться в медучреждение за БЛ, как об этом сразу стает известно и в ФСС, и на работе. При подключении и клиники, и компании работодателя к электронному обмену информацией, сотрудник решает самостоятельно, какой бюллетень брать – обычный или электронный.
Внесенные в законодательство поправки не ставят однозначной цели полной замены БЛ с бумажных на электронные. Чтобы это стало возможным, понадобятся значительные денежные инвестиции.
Электронный больничный на сайте Госуслуг
Пользователи, владеющие подтверждённой учётной записью на сайте Госуслуг, могут получать информационные сообщения о своих электронных больничных в Личном кабинете на сайте Госуслуг. Здесь отображается информация по каждому полученному электронному больничному, внесённому в систему медицинской организацией. Такие сведения включают:
- Дату выдачи больничного;
- Период выдачи больничного;
- Причина нетрудоспособности;
- Количество рабочих дней нетрудоспособности;
- Должность и фамилия врача, оформившего больничный;
- Данные медицинской организации, оформившей больничный;
- Данные о работодателе и др.