Шпаргалка №1. Как правильно вести переписку с клиентом

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Шпаргалка №1. Как правильно вести переписку с клиентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Задумываясь, как вывести клиента на встречу по телефону, многие ошибаются, думая что раз клиент позвонил сам, то всё будет просто. Вероятнее всего, человек просто мониторит рынок и еще не готов на личные встречи с подрядчиками.

Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам

Первый шаг в таком разговоре — квалификация лида. То есть определение, насколько качественным клиентом он может стать. Это поможет определиться со стратегией его дальнейшей обработки. При квалификации выясняют:

  • срочность потребности,
  • размер компании,
  • ее обороты,
  • вероятную частоту сделки,
  • кто принимает решение о покупке,
  • критерии оценки поставщика,
  • ожидания клиента,
  • проблемы, которые клиент хочет решить.

При первом знакомстве с деловой перепиской может сложиться впечатление, что это слишком сложная система. На самом деле, разные виды деловых писем органично соответствуют потребностям физического лица во взаимодействии.

Деловое письмо о сотрудничестве Первым мостиком между возможными будущими партнерами становится, как правило, деловое письмо о сотрудничестве.

Представители двух фирм могут уже познакомиться и провести предварительные переговоры, но официальным контактом станет именно письмо о сотрудничестве. Важные моменты для этого документа:

  1. краткое изложение по существу вопроса;
  2. обращение к конкретному лицу;
  3. упоминание о встрече или источнике информации об этой фирме;
  4. таблицы, прайсы и прочую дополнительную информацию лучше отправить в приложении.

Деловое письмо о встрече В случае успеха, следующим шагом станет деловое письмо о встрече.

Зачем нужна личная встреча с клиентом

Давайте разберемся, почему для получения хорошего дохода не обойтись без индивидуальных встреч с потенциальным покупателем. Согласитесь, гораздо проще воспользоваться телефоном или интернетом, чтобы позвонить клиенту либо отправить рекламное письмо. Затем спокойно ждать ответных действий, которых, кстати, может не произойти! Все знают, что почтовые рассылки часто попадают в папку «Спам», а многие адресаты их просто игнорируют.

Поэтому любые виды удаленного общения с потребителем на самом деле не форсируют процессы сбыта. Причем во время переписки всегда есть шанс упустить важные сведения. Почему встреча с клиентом играет большую роль в прямых продажах? На расстоянии продавец не чувствует настроя собеседника, а тот не доверяет продавцу. Без персонального подхода к человеку невозможно показать, как он важен для компании. Если молодожены лично приглашают вас на свадьбу, согласитесь, это приятнее, чем открытка в почтовом ящике.

Конечно, при полной занятости не каждый хочет тратить время на визиты. Зато в личной беседе влияние на человека сложно переоценить. Здесь важно все – ваша уверенность, внешний вид, открытый взгляд, улыбка, теплое рукопожатие и образцы продукции. Клиент имеет шанс увидеть и пощупать ваш товар. Все это невозможно ощутить на расстоянии – по телефону и по электронной почте.

Как правильно составить письмо с предложением клиенту о встрече

Существуют правила официальной переписки, которые необходимо соблюдать. В противном случае вы рискуете быть неверно понятым. Если текст письма написан с нарушениями делового этикета, его могут посчитать оскорблением. Чем безупречней ваше предложение о переговорах, тем вероятнее, что личной встрече быть.

Послание нужно составлять корректно и абсолютно грамотно, используя официально-деловой стиль речи. Оно должно быть приветливым и уважительным, независимо от ваших эмоций и реального отношения к адресату. Главная мысль письма – готовность к соблюдению общих интересов, а также обоюдовыгодному партнерству. И, безусловно, – встреча с клиентом.

Текст должен быть лаконичным и написан краткими предложениями, которые конкретно выражают основную мысль. Формат изложения предполагает визуальную разбивку на логические части. Нужно использовать в послании только привычные для адресата сочетания слов и синтаксические средства. Не следует писать намеки и фразы со скрытым смыслом.

Сегодня большинство переговоров (и особенно международные) ведутся в электронном виде через Интернет. Но для них тоже применимы все эти полезные советы.

Зачем встречаться с клиентами лично

Чтобы продавать товары или услуги, личные встречи сейчас необязательны. Оформить продажу можно по телефону или через интернет. Но личные встречи в некоторых случаях все равно остаются лучшим способом продать товары.

Многие менеджеры не пользуются этой возможностью и не назначают личные встречи с покупателями. Кажется, что это экономит время, но на самом деле это не всегда так. Иногда разговор с глазу на глаз — лучшее решение для продажника. Потому что при личном общении можно уловить мимику, эмоции и жесты человека. А значит лучше понять его потребности, проблемы и мотивы покупки. Да и во время личного разговора обычно возникает меньше возражений, соответственно увеличивается число успешно закрытых сделок.

Во время переписки или разговора по телефону часть важной информации может потеряться. К тому же так сложнее подобрать индивидуальный подход к клиенту. Он не видит вас, вы не видите его. А при личной встрече влияние менеджера увеличивается — этому способствуют даже мелочи: внешний вид и одежда менеджера, его манеры и уверенность в себе, личное обаяние и коммуникабельность.

Из чего состоит скрипт личных продаж

Когда менеджер общается с клиентом лично, их диалог проходит несколько смысловых стадий. Сценарий продаж строится на их основе. Вот пять базовых стадий:

  1. Установление контакта. Неважно, сколько раз до этого общались покупатель и продавец. В начале любых переговоров необходимо дать клиенту несколько минут, чтобы он настроился на деловой лад и подготовился к обсуждению продукции и условий покупки.
  2. Выяснение потребностей. Чтобы предложить клиенту тот продукт, который удовлетворит его потребность, необходимо предварительно выяснить ее.
  3. Презентация товара. Когда потребность выяснена, менеджер подбирает подходящий товар из ассортимента и рассказывает о нем, акцентируя внимание на выгодах клиента.
  4. Отработка возражений. Далеко не каждый клиент готов купить товар сразу после презентации. Если он действительно осознает проблему и хочет ее решить, значит, он будет относиться к выбору продукта серьезно. У него появятся сомнения в том, что тот действительно избавит его от проблемы.
  5. Завершение разговора. В идеале разговора завершается подписанием договора или выполнением другого целевого действия.
Читайте также:  Какие выплаты следует облагать НДФЛ и страховыми взносами?

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

  • Прежде всего, благодарим Вас за…
  • Спасибо за предоставленную возможность…
  • Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение. Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

  • Извините, нам так неудобно, что…
  • Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
  • Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

Тема письма играет решающую роль в том, будет открыто письмо или нет. Ваша задача на этом этапе – зацепить внимание клиента за счёт персонализации. Хорошо работает обращение к контакту по имени, упоминание названия его компании или общих знакомых, которые могут за вас поручиться.

Персонализированные электронные письма увеличивают вероятность открытия электронной почты на 29%,а использование имени потенциального клиента повышает шансы открытия письма на 40%.

Вот несколько примеров эффективных с точки зрения продаж тем деловых электронных писем:

  • Вопрос о продукте или услуге [компании вашего клиента];
  • [Имя потенциального клиента], что вы думаете о [тема, которая имеет значение для перспективного клиента];
  • [Имя потенциального клиента], [Общий контакт] порекомендовал мне обратиться к вам.

После того как вы вовлекли реципиента в прочтение письма, переходите к сути и опишите ваше ценностное предложение (оффер). Оно должно стать главной частью письма. Оффер должен быть простым, понятным и интересным для потенциального клиента и заканчиваться призывом к действию.

Призыв к действию – это утверждение, предназначенное для того, чтобы привести читателя к нужному действию. Самые эффективные призывы к действию – это четкие инструкции, которые начинаются с глагола в повелительном наклонении, например, “Нажмите”, “Загрузите” или “Позвоните”, и дают читателю причину, по которой они должны предпринять это действие.

При этом важно понимать, что при продаже сложных или дорогих продуктов призыв к действию на этапе первого контакта должен быть направлен не на покупку прямо сейчас, а на продолжение диалога. Вот несколько примеров:

  • Если вы заинтересованы в демонстрации нашего решения, которое поможет вам сократить ручной ввод данных на 30%, то у меня есть окно завтра в 16:00 и в пятницу в 9:30. Какое время для вас удобнее?
  • Скажите, куда я могу выслать образцы с курьером, чтобы вы попробовали их и назначили время для встречи на следующей неделе?
  • Я могу открыть вам демодоступ, чтобы вы ознакомились с функционалом нашего продукта, а в пятницу перезвоню вам и мы продолжим обсуждение. Как вы на это смотрите?

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Читайте также:  как узнать кбк для оплаты земельного налога по адресу

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Деловое письмо-приглашение: как написать, скачать образец

Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать? Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется). Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

  • Прежде всего, благодарим Вас за…
  • Спасибо за предоставленную возможность…
  • Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение. Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

  • Извините, нам так неудобно, что…
  • Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
  • Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

Вступление.

Нужно ли отправлять официальное приглашение

Интервью является неотъемлемой частью процесса найма новых сотрудников, и приглашение на него, в том или ином виде, присутствует всегда. Чаще работодатели приглашают претендентов посредством электронной почты или по телефону, допустимо и официальное письмо, выполненное на бланке организации.

Приглашение на собеседование следует писать кратко, но емко и содержательно — на его основе соискатель принимает окончательное решение о том, идти общаться с потенциальным работодателем или нет. П ри подготовке текста приветствуются:

  • деловой стиль;
  • уважительное обращение;
  • конкретика в изложении.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *