Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация денежных средств в кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инспектирование помогает обнаружить нарушения между учтенными деньгами и фактическим их наличием на сегодняшний день. Они могут быть в виде денег, ценностей, сырья для производства, движимого и недвижимого имущества. Инвентаризационная, не заинтересованная в финансовом обороте, комиссия составляет ведомость и отдает ее на рассмотрение директору. А тот, в свою очередь, ставит перед бухгалтерией задачу, чтобы отдел правильно оприходовал и провел в учетной книге избыток. Нужна подводка при инвентаризации выявленных излишков основных средств и материалов.
По каким причинам появляются
Основные причины:
- Если была неточно проведена сверка.
- К ошибкам могут привести большие объемы продукции. При распределении изделий на складе клиентам возникает большая вероятность неучтенных поставок.
- Недостаточное количество оборотных финансов вводит компанию в режим «экономии».
- Ошибки на складах при учтении отпуска материалов и продукции. То есть выдали меньший объем партии, чем полагалось.
- Во время отпуска товара одни модели были нечаянно заменены на другие.
Приказ о зачете пересортицы: образец
Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.
В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть.
В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.
Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться бесплатными формами документов МоегоСклада.
Вы можете скачать образец приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои.
Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно
Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.
Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.
Если работника освободили от возмещения недостачи
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.
Если кассир не виноват в недостаче
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.
Какой проводкой отразить выявление и оприходование излишка денежных средств в кассе?
Девушки, спасибо огромное.если не трудно можете, пожалуйста, проверить и эти проводки?
1)Поступил деньги в кассу с расчетного счета на оплату труда и другие операционно-хозяйственные расходы — Д50-К51
2)Оплачено с расчетного счета за авиабилеты по счету авиакомпании- Д76-К51
3) Выданы из кассы заработная плата работникам предприятия по платежной ведомости- Д70-К50
4) Поступила наличными арендная плата авансом от ООО «Прогресс»Д50-К60
5)Поступили на расчетный счет деньги от покупателей -Д51-К62
6)Выявлены и оприходованы излишки денежных средств при инвентаризации кассы Д50-К91
7)Выданы из кассы в подотчет денежные средства на приобретение хозяйственного инвентаряД73-К50
8) Оприходована выручка от реализации товаров за наличный расчет Д50-К11
9)Открыт аккредитив за счет средств расчетного счета Д55-К51
10)Зачислен на расчетный счет краткосрочный кредит банка Д51-К76
11)Оплачено наличными поставщику Д60-К50
12)Выплачена из кассы стипендия студентам, обучающимся за счет предприятия Д73-К50
13)Оплачены из кассы расходы по доставке материалов в организацию Д60-К50
14)Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы Д50-К73
15)Получены от авиакомпании авиабилеты в т.ч. НДС – 18%
16)Оплачено поставщикам за счет средств аккредитива Д60-К55
17)Поступили в кассу деньги от работника в счет погашения ранее предоставленного ему займа Д50-К73
18)Перечислена с расчетного счета сумма задолженности в бюджет Д68-К51
19)Перечислены денежные средства страховой компании за страхование работников предприятия Д69-К51
20)Поступила на расчетный счет сумма задолженности от учредителя по взносам в уставный капитал Д51-К75
21)Перечислена заработная плата работникам на их лицевые счета Д70-К51
22)Поступили в кассу деньги от поставщиков по предъявленным им претензиям Д50-К60
23)Неиспользованная сумма аккредитива зачислена на расчетный счет Д51-К55
24)Перечислена с расчетного счета сумма задолженности перед Пенсионным фондом Д69-К51
25)Остаток денег в кассе сдан в вечернюю кассу банка в последний день месяца Д57-К50
26)Оприходована выручка наличными от продажи основных средств, в том числе НДС Д50-К01
27)Оприходованы на расчетный счет безвозмездно поступившие денежные средства (по договору дарения) Д51-К98
28)Поступили суммы в кассу по ранее предъявленным претензиям Д50-К60
29)Оплачены некомпенсируемые расходы в связи со стихийными бедствиями Д99-К50
30)Перечислено обслуживающему банку за услуги Д76-К51
Буду очень благодарна за Вашу помощь!
Причины образования излишка в кассе
Излишек в кассе по серьезности ничем не уступает недостаче. Собственники бизнеса иногда думают, что найти в кассе деньги — это лучше, чем их недосчитаться. Но фактически излишки или недостачи говорят о несоблюдении кассовой дисциплины.
За ведение кассы отвечает материально-ответственное лицо — кассир или бухгалтер-кассир. Он обязан обеспечить достоверность учета всех поступлений и расходов денежных средств. Причины образования излишков могут быть разные, например:
- кассир не провел реализацию товара и принял деньги в кассу;
- кассир добавил в кассу собственные деньги для размена;
- подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги, но бухгалтер-кассир не провел их возврат;
- на счетах бухучета не отражена операция по снятию налички с расчетного счета;
- ошибка кассира при подсчете получаемых денег и так далее.
Обычно излишек в кассе связан с ошибкой в бухгалтерском учете какой-либо операции. Поэтому закрывать глаза на найденные деньги не стоит.
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив.
Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие:
| Излишки | Недостачи |
|---|---|
| Ошибки при проведении инвентаризации | Естественная убыль |
| Неучтенные поставки | Ошибки в ведении складского учета |
| Излишняя экономия | Производственные издержки |
| Ошибки учета отпуска материалов и продукции | Хищения |
| Избыточные поставки | Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ) |
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:
- преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
- противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
- присутствие ошибок и недочетов в документации.
Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.
Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.
При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.
Пересортица: причины возникновения, методы обнаружения, способы предупреждения и устранения.
Пересортица — один из распространенных способов качественной
фальсификации. В зависимости от причин возникновения она может
носить объективный и субъективный характер. Так, пересортица,
происходящая при хранении, не зависит от работников фирмы и
является объективной. При сырьевом и технологическом принципах,
когда сорт полностью сформирован на стадии производства,
пересортица носит субъективный характер и объясняется либо
злоупотреблениями, либо нарушениями технологии производства,
включая некачественный приемочный контроль сырья.
Пересортица товара представляет собой продажу или поставку вместо одного товара другого со сходными свойствами, но отличающегося артикулом и ценой.
Она может возникнуть при:
— приемке товара;
— оприходовании товара;
— реализации через кассы.
Руководители не всегда обращают внимание на проблему пересортицы, считая, что размеры потерь невелики, некритичны и в определенной степени могут быть перекрыты излишками. К сожалению, это не так. При большом товарообороте пересортица может превратиться в серьезную проблему для торговых предприятий.
Поэтому руководителю торгового предприятия необходимо контролировать возникновение пересортицы и принимать меры к ее устранению.
Различают два вида пересортицы.
1. Межпартионная пересортица.
Пересортица между партиями одного товара возникает, как правило, из-за несвоевременности ввода данных в систему о поступивших товарах.
Для ее автоматического устранения в программном обеспечении используется процедура формирования документа межпартионной пересортицы.
Система автоматически выявит партионные товары, имеющие отрицательные остатки на партии, у которых при этом остаток на базовой карточке не отрицателен. Документ будет акцептованным. В результате устранения пересортицы общая величина остатка в подразделении не изменяется, так как отрицательные остатки товара на одной партии «уничтожаются» за счет положительных остатков на другой.
Документ устранения пересортицы может быть сформирован вручную. В этом случае возможен перенос положительного остатка с одной партии на другую (в данном варианте не обязательно, чтобы на ней был отрицательный остаток).
Форма ввода строки разделена на две части: списание и приход. Количество списываемого товара не может быть больше остатка выбранной партии.
При проведении межпартионной пересортицы можно установить проверку на идентичность поставщиков данных партий товара и закупочных цен поставок. Это определяется настройкой ролей пользователя в программном обеспечении.
2. Пересортица между базовыми товарами.
Пересортица между базовыми товарами — это одновременное наличие как излишков, так и недостач запасов товаров, имеющих в основе одно и то же наименование (например, «Сосиски молочные Компомос» и «Сосиски молочные Черкизовский завод»). Путем проведения процедуры устранения пересортицы между базовыми товарами недостача одного товара покрывается за счет излишков другого товара того же наименования.
Формирование данного документа происходит аналогично формированию документа межпартионной пересортицы вручную. Для устранения пересортицы выбирается только партионный товар.
Причины возникновения пересортицы
Пересортица всегда возникает по вине сотрудников: товароведов, менеджеров, продавцов, кладовщиков, кассиров. Причем эти ошибки могут быть как в пользу покупателей, так и продавцов. Появлению пересортицы и усугублению ее последствий способствуют:
— непрофессионализм персонала;
— отсутствие или нарушение правил приемки и оприходования товара;
— отсутствие на узлах расчета запрета реализовывать каждую единицу товара;
— безнаказанность за допущенные ошибки, повлекшие за собой пересортицу;
— невнимательность при отборе образцов товара при его приемке, особенно товара в ассортименте;
— приемка товара без использования терминала сбора данных;
— невнимательность сотрудников фасовки при предпродажной подготовке товара;
— задваиваниеоперационистами карточек на один и тот же товар с разнымиштрихкодами;
— продажа разных товаров, имеющих одинаковую цену, но разный штрихкод, как один и тот же товар;
— при обмене товара у поставщика не производится обмен товара на товар с аналогичным штрихкодом.
Порядок осуществления инвентаризации кассы регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.
Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе. Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.
Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе. Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам. Отдельно в документе фиксируются выплаченные суммы.
Кассир обязан предоставить расписку о том, что к моменту начала инвентаризации платежные документы сданы в бухгалтерию, а вся наличность оприходована. Это необходимо сделать, чтобы по завершении проверки кассир не заявил о наличии у него платежных документов. Отчет кассира сверяется с информацией в кассовой книге и ордере.
Для сокрытия факта растраты средств часто в качестве документов используются расписки. Но они не могут подтвердить расход средств, так как не составляются по унифицированной форме, не содержат подписи получателя, главного бухгалтера и руководителя. Если имеют место такие документы, то считается, что при инвентаризации кассы выявлена недостача. Проводка должна быть сделана в балансе на дату проведения проверки. Председатель комиссии визирует все ордера и прикладывает их к отчету. Этот документ и служит основанием для проведения учетных остатков средств.
Как и недостачи наличности, кассовые излишки, обнаруживаемые при проверке, требуют определенных действий со стороны инвентаризационной комиссии, руководства, ответственного кассира.
Все тщательно документируется протоколом, обязательно составляется инвентаризационный акт, материально ответственный субъект готовит пояснительный документ по поводу кассового избытка.
Выясняются причины появления неучтенной наличности, определяется виновный субъект, работодатель выносит вердикт о принятии кассового излишка к учету и наложении санкций на виновника, издаются соответствующие приказы.
Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:
- Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) — на все проверяемые основные средства;
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) — на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.
Объяснительная по факту недостачи на складе
Рассмотрим его детально. Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.
Сличительные ведомости возможно составить двумя способами: Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета. Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения. На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст.
247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо. У сотрудника в соответствии со ст.
193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.
Объяснительная по недостаче товара
В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения. Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт. Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.
Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.
Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:
- фактическую – это утверждение факта опоздания;
- объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.
Но сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере, это их авторство. Недостача товара может быть выявлена при инвентаризации. Тогда работник, который является материально ответственным лицом по вверенным ему ценностям, должен написать на имя работодателя объяснительную записку по факту недостачи.
Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?
Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.
Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.
Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:
- преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
- противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
- присутствие ошибок и недочетов в документации.
Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.
Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.
При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.
Условие проведения: обязательное и инициативное
Регламент проведения определяется самим хозяйствующим субъектом, за исключением случаев, когда проведение такой проверки является обязательным. Случаи проведения обязательной проверки приводятся, например, в п. 27 Приказа Минфина № 34н. Так, в обязательном порядке состав и стоимость активов и задолженностей компании следует проверить:
- перед началом подготовки годовой бухгалтерской отчетности;
- в случаях хищения или порчи имущества, подозрений на злоупотребления;
- при смене материально-ответственного лица (далее — МОЛ);
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в случае стихийных бедствий (пожар, наводнение и другие случаи форс-мажора) и т.д.