Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Гражданское законодательство не обязывает получателя предложения хоть как-то на него реагировать. Ответ имеет место лишь в тех случаях, когда организация действительно заинтересована в сотрудничестве. Здесь существует два варианта развития событий: предложение принимается как есть, в первозданном виде, либо имеют место какие-либо замечания, корректировки по условиям сделки. В любом случае придётся дать обратную связь.
Отправить ответ рекомендуется тем же способом, каким и было получено само предложение. Как правило, такого рода официальные бумаги рассылаются посредством электронной почты. Исключением является разве что длительный период обсуждения условий, когда предприятия уже перешли на бумажные варианты, общаются путём отправления заказных писем.
Общие правила написания
Основная часть
Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.
Придерживайтесь следующих принципов:
- пишите короткими предложениями;
- разбейте текст на абзацы;
- используйте заголовки и подзаголовки;
- разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.
Обязательная информация
Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.
Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.
Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.
Конкурентные преимущества
Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:
- Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация.
- Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов.
Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.
Что должно содержать коммерческое предложение
Денис Каплунов, копирайтер и специалист по разработке КП, в своей книге «Эффективное коммерческое предложение» выделяет основные составляющие предложения:
- заголовок;
- лид;
- оффер;
- продажа цены;
- закрытие возражений;
- призыв к действию.
Разберем, как грамотно составить коммерческое предложение, — раздел за разделом.
Как ответить на коммерческое предложение образец
И здесь работает закон разумной экономии рабочего времени и вовсе не нарушаются нормы делового этикета. Мы прекрасно понимаем, что нередко рассылка подобных писем приобретает характер “массового охвата” и не всегда ориентируется на конкретные потребности получателя. Совершенно другая ситуация с письмами-приглашениями к сотрудничеству, отправленными в адрес вашей организации постоянными или потенциальными партнерами. В этих случаях ответные письма, в том числе и письма-отказы пишутся обязательно. Это касается также и солидных компаний, с которыми мы вовсе не планируем взаимодействовать. Имидж подобных организаций не позволяет им заниматься непродуманной рассылкой указанных писем, а это означает, что мы принадлежим не к случайным адресатам и нам обязательно нужно написать ответ.
Если вы любите цифры, факты и статистику, то эта статья для вас. Хотя сразу предупреждаю скептиков, что не все данные здесь претендуют на абсолютную точность.
Эта статья – результат четырех лет разработки коммерческих предложений «под ключ». За это время мы написали почти 200 КП для 30+ сфер бизнеса: от похоронных агентств и питомников до крупнейших страховых и нефтяных компаний страны.
Мы получаем несколько десятков коммерческих предложений для проведения аудита ежемесячно. Мы видели все. Многие материалы даже не получили нашей оценки, поскольку были далеки от понятия коммерческого предложения. Некоторые мы жестко критиковали в своем блоге.
В результате наблюдений мы скопили определенную статистику о том, как работают коммерческие предложения и главное – как сделать так, чтобы они приносили максимум продаж.
Поехали!
Запрос коммерческих предложений по 223-ФЗ
Для определения НМЦК по 223-ФЗ можно воспользоваться одним или несколькими способами.
1. Поискать данные о стоимости на продукцию в реестре закупок, которые проводились в соответствии с 223-ФЗ и 44-ФЗ. Все нужные данные размещается в ЕИС, при этом для целей определения НМЦК можно использовать информацию о ценах того участника, с которым заключается договор.
2. Поискать данные о рыночных ценах в едином реестре договоров по 223-ФЗ и в едином реестре государственных и муниципальных контрактов, по 44-ФЗ.
3. Собрать и проанализировать общедоступную информацию о рыночных ценах. К ней относится в том числе:
- сведения о стоимости продукции из каталогов, рекламы, описаний товаров;
- сведения о котировках на российских и иностранных биржах;
- сведения о стоимости на продукцию на ЭТП;
- данные государственной статистической отчетности о ценах продукции.
4. Осуществить поиск в официальных источниках уполномоченных государственных и муниципальных органов.
5. Если применимо, можно поискать данные о рыночной стоимости объектов оценки, определенной в соответствии с законодательством, которое регулирует оценочную деятельность в РФ.
6. При возможности можно использовать данные информационно-ценовых агентств.
Как улучшить коммерческое предложение – ТОП 5 советов
- Задавайте вопросы к готовому коммерческому предложению. Написали КП и довольны собой. Не спешите. Пусть материал отлежится 1 – 2 дня, а потом посмотрите на него свежим взглядом, поставив себя на место потенциального клиента. Помните, что вы ненавидите человека, который прислал КП.
- Тестируйте, а потом делайте массовую рассылку. Даже если собрано 100500 продающих моментов, а ЦА давно проработана, не отправляйте КП по всей базе. Никогда! Сделайте выборку и отправьте 1/5. Таким образом, вы спрогнозируете результат.
- Играйте НЕ словами, а выгодами. Это больно ранит копиАвторов. Завораживающие слова, яркие выражения и сочные высказывания – чушь собачья. Где-где, а в КП нужна конкретика, факты, продающие моменты и тонкое убеждение, а не демонстрация радуги и пение соловьём.
- Освойте алгоритм доставки. Рекламный инструмент – это всего лишь инструмент. Им надо уметь пользоваться. Если коммерческое предложение попадает не к ЛПР, а к менеджеру, который лайкал котиков во время работы, то он продолжит лайкать котиков, удалив ваше предложение. Бывают исключения, но российская офисная действительность сурова.
- Оформите коммерческое предложение графически. Во-первых, это привлечет внимание получателя. Во-вторых, толковый дизайнер грамотно разобьет текст, поэтому если со структурой беда, то этот косяк исправят. В-третьих, графическими иллюстрациями можно задавать акценты.
Секретного секрета нет. Для создания КП нужно понять, что необходимо целевой аудитории, сделать выгодное для неё предложение и не забывать о том, что потенциальный Клиент ненавидит вас. Потому что даже директора лайкают котиков.
А полезно-то было? Поделитесь своим мнением в комментариях.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Шаблоны сопроводительного письма к коммерческому предложению:
Если коммерческое предложение содержит более одной страницы, или к нему прилагаются различные дополнительные материалы (например, таблицы расчета стоимости, прайс-листы со всем ассортиментом товара, график проведения маркетинговых акций, конференций или выставок), то с ним должно направляться сопроводительное письмо. Оно содержит в очень сжатом виде основные условия и суть предложения.
В первую очередь, сопроводительное письмо должно содержать приветствие адресата, желательно по имени отчеству (адресное обращение привлекает гораздо больше внимания, чем типовые формулы приветствия).
Далее следует представиться и назвать свою должность в компании, чтобы было понятно, по какому вопросу происходит обращение. В случае предварительных встреч, рекомендуется обязательно напомнить об этом получателю письма.
В основном теле письма необходимо проинформировать потенциального клиента о товарах или услугах, которые предлагает компания, а также о выгодах, которые может принести сотрудничество. Сделать это необходимо кратко, чтобы не повторять коммерческое предложение, но, вместе с тем, после прочтения абзаца с преимуществами, у потенциального потребителя должны остаться вопросы и желание найти на них ответы в самом коммерческом предложении. Это побудит его читать документ более внимательно.
Далее следует перечислить документы, которые прилагаются к письму. Во-первых, это норма документооборота, а, во-вторых, это позволит адресату оперативно сориентироваться, каким документам уделить внимание в первую очередь, чтобы принять решение.
В завершении письма следует поблагодарить его получателя за оказанное внимание и призвать к действию (позвонить в компанию, задать вопросы по электронной почте и так далее). Правила, завершения сопроводительных писем идентичны рекомендациям относительно финишной фразы коммерческого предложения.
Таким образом, написание коммерческого предложения – вполне технологичный процесс. Если соблюдать все рекомендации, то оно будет успешным и приведет к совершению сделок. Однако каждый составитель должен сам выработать свой уникальный стиль и способ формирования предложения. Это в значительной мере повысить эффективность его работы.
Хорошая подготовка к переговорам еще не гарантирует закрытие сделки. Это значит, что беседу с потенциальным клиентом важно выстраивать по определенному сценарию и регламенту.
1. Представьтесь
Как только клиент снял трубку, четко произнесите свое имя, должность и компанию. После этого необходимо озвучить цель звонка и его результат (к примеру, «Звоню с целью обсуждения коммерческого предложения и вариантов сотрудничества»).
Полезный совет – клиент начнет больше вам доверять, если будет слышать свое имя. Но не стоит произносить его чаще 5–7 раз.
Учитесь отслеживать в телефонных переговорах паравербальные сигналы. Главное постараться скопировать скорость речи, интонации, громкость, то есть подстроиться под клиента. Чтобы это выглядело естественно, необходимо заранее классифицировать заказчика по системе DISC. Согласно классификации выделяют 4 типа личности:
- Dominance – доминирование.
- Influence (ранее Inducement) – влияние (ранее побуждение).
- Steadiness (ранее Submission) – постоянство (ранее уступчивость).
- Compliance – соответствие.
Коммерческое предложение представляет собой официальный список расценок поставщика на товары, работы или услуги в конкретный период. В документе должны быть указаны точные характеристики ТРУ, то есть, по сути, коммерческое предложение — это прайс поставщика на те объекты, которые заказчик желает приобрести в результате осуществления закупки.
Заказчик использует анализ полученных им коммерческих предложений для того, чтобы определить и обосновать НМЦ контракта — для этого он запрашивает у исполнителей, сведения о текущих ценах на необходимые ему объекты или аналогичные им.
В этом и заключается отличие от запроса предложений или котировок — то есть непосредственно форм осуществления закупок.
Поставщики, которым может быть направлен запрос, должны иметь опыт в данной сфере, быть зарегистрированы в единой информационной системе и не состоять в реестре недобросовестных поставщиков.
Запрос коммерческих предложений (ЗКП) должен включать в себя точное описание и характеристики желаемого объекта закупочной деятельности заказчика, условия поставки и сроки. Направить его можно персонально — то есть конкретным поставщикам или неопределённому кругу лиц — для этого его необходимо разместить в ЕИС.
Сам по себе запрос не является приглашением к контракту — на основе полученных коммерческих предложений заказчик анализирует цены на рынке, чтобы обосновать НМЦК будущей закупки.
В зависимости от того, кто осуществляет ЗКП, можно выделить два его вида: частный и государственный.
Ответ на запрос коммерческого предложения примеры
Самый востребованный способ определения начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) — это анализ рынка.
Собирается ли бюджетная организация воспользоваться одним из конкурентных методов закупок или же рассматривает вариант приобретения товара или услуги у единственного поставщика — не имеет значения, ведь, в соответствии с действующим законодательством (ст. 22 44-ФЗ), в любом случае необходимо предоставить обоснование НМЦК. Для того чтобы сделать это без нарушений, заказчику потребуется найти актуальные ценовые данные.
Для этого необходимо собрать ряд коммерческих предложений от различных поставщиков, предлагающих искомый товар или услугу.
Для определения НМЦК бюджетная организация, которая выступает в роли заказчика, должна запросить коммерческие предложения минимум у пяти потенциальных исполнителей. В качестве ответа она должна получить как минимум три ценовых письма с описанием товаров или услуг, отвечающих всем заявленным в плане закупки условиям.
Основной целью является сбор действующей ценовой информации с целью последующей ее аналитики.
По результатам тщательного анализа и выводится НМЦК.
Содержательная часть ценового документа на основании 44-ФЗ и Приказа Минэкономразвития № 567 должна соответствовать законодательно установленным требованиям и включать следующую фактическую информацию:
- Ряд заглавных условий из проекта контракта — все, что касается особенностей поставки, оказания услуг или специфических характеристик работ. Также отмечаются пункты оплаты и обеспечения контракта и необходимая гарантийная информация о закупаемых товарах, работах или услугах.
- Пояснения о том, что предоставленная ценовая информация указывает конкретную реальную стоимость запрашиваемых заказчиком товаров, работ или услуг и не является основанием для последующего заключения договорных отношений.
- Максимально точное и подробное описание закупаемых товаров, работ или услуг. Это подразумевает и количественные данные, и единицу измерения, и объем выполняемых работ.
После того, как заказчик в поиске трех поставщиков для расчета НМЦК планируемой закупки рассылает письмо (образец запроса на коммерческое предложение представлен выше), ему приходят официальные ответы от выбранных организаций.
Так что же представляет собой ответ? В первую очередь, это документ на официальном бланке поставщика, заверенный «живой» печатью и подписью руководителя, а в некоторых случаях финансового директора или главного бухгалтера. Он включает в себя следующую информацию:
- полные реквизиты предприятия;
- полное описание включенных в стоимость услуг с конкретными характеристиками и плановыми сроками выполнения, если подразумеваются определенные виды работ.
- актуальную на момент запроса цену предоставляемого товара или услуги;
Важно помнить, что такая бумага носит исключительно информационный характер и не является прямым побуждением к заключению договора.
Стоит отметить, что срока действия полученные данные о стоимости не имеют.
Коммерческое письмо: образец написания
Виды коммерческих писем могут быть разными: предложение, запрос, просьба и ответ на запрос. В статье рассказывается, как написать коммерческие письма всех перечисленных видов и приводятся примеры коммерческих писем.
В коммерческой деятельности послание, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий, называется коммерческим предложением. Согласно общепринятому стандарту письмо о коммерческом предложении о сотрудничестве составляется на фирменном бланке компании.
В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят:
- дата создания письма;
- ОГРН юридического лица;
- ИНН налогоплательщика;
- регистрационный номер отправления;
- отметка об исполнителе.
- справочные данные о компании;
- название компании;
- заголовок коммерческого письма;
- адресат;
- код предприятия;
- подпись;
Коммерческое письмо может быть отправлено одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку таких писем максимально широкому кругу адресатов.
Коммерческие могут быть инициативными (т.е.
инициатива написания такого послания исходит от вас), а могут составляться в ответ на письмо-запрос.
Ответ на коммерческое предложение образец согласие
Вот так мы начинали коммерческое предложение по услуге: «проверка номеров телефонов базы клиентов» Вы знаете, что 10-20% номеров в Вашей телефонной базе неактивны? Представим, что Вы решили заниматься рассылкой SMS по базе своих клиентов. Вы собирали данные, и у Вас в базе 10 000 номеров клиентов. Вы планируете отправлять SMS минимум 1 раз в неделю.
По общей статистике, от 10 до 20 процентов номеров абонентов по разным причинам неактивны. То есть, Ваши сообщения идут «в никуда». За одну рассылку Вы напрасно отправляете от одной до двух тысяч сообщений. Платите за это деньги. И так происходит каждый раз. Вы просто теряете деньги.
Какой выход? Почитали, подумали, взвесили и идем дальше. №5 — более рациональное решение С детского садика мы помним, что существует несколько способов завязывать шнурки. Сейчас мужчины разучивают способы завязывания галстуков, а девушки — шарфиков.
Форма коммерческого предложения включает пять главных компонентов:
1. Заголовок. Именно когда клиент приступает к чтению заголовка, решается судьба письма – станет он продолжать или не захочет даже открыть. Заголовок берет на себя миссию привлечения внимания, возбуждения интереса, указания целевой аудитории и обещания выгоды.
Какими могут быть заголовки коммерческого предложения? Образцы:
- Вопрос плюс интрига: «Хотите знать, как экономить $100 ежедневно?»
- Список: «7 идей, подарков, причин, способов…»
- Обозначение целевой аудитории: «Выгодное предложение для бухгалтеров малых предприятий…»
- Раскрытие секретов: «3 секрета успешного старта бизнеса…»
- Мотивирующие отрывки из отзывов клиентов: «Этот курс изменил мое представление о …»
- Обыгрывание эмоций, любопытства, проблем, желаний: «Обеспокоены потерей клиентов?», «Мечтаете учиться за границей?»
- Афоризмы, популярные цитаты из кинофильмов и их меткие перефразирования. С помощью таких заголовков легко привлечь внимание и одновременно сместить акценты с рекламного посыла текста на первоисточник: «Утром стулья – вечером деньги. Делайте заказ мебели без предоплаты!».