Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доверенность на получение товарно-материальных ценностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По законодательным нормам, действующим на территории Российской Федерации, полномочия на получение товаров в обязательном порядке подтверждаются бланком. Причем разработка этого документа производится, как в свободной, так и в унифицированной форме (с задействованием шаблона М-2). Вне зависимости от того, по какому пути пошел заказчик, заверять бумагу у нотариуса не нужно.
Какие бывают доверенности
Правда, для того чтобы она завладела правоприменительным статусом и сопутствующей юридической силой, в нее следует внести определенный набор сведений. В качестве основного способа заверения корректности и действительности выступает личная подпись человека, выступающего в роли собственника товарно-материальных ценностей.
Обратите внимание: в течение всех взаимоотношений между физическими лицами, следует применять доверительную документацию, разрабатываемую в свободных формах. При взаимодействии «физиков» с юрлицом сторонам договора лучше воспользоваться стандартным унифицированным шаблоном М-2.
Как оформить доверенность М2
Основные правила составления:
- в одном экземпляре;
- выдача производится под подпись получателя;
- визируется руководителем и главным бухгалтером;
- содержит подпись представителя;
- содержит указание на первоначальный договор, по которому происходит передача ценностей;
- у документа две части: отрывная предоставляется сотруднику, он за нее расписывается, вторая остается в организации;
- для подтверждения права на получения ценностей сотрудник предоставляет паспорт.
Правила заполнения:
- бланк заполняется полностью, все графы без пропусков;
- обязательно указание на срок действия и дату подписания (без даты документ недействителен);
- документ заполняется последовательно с указанием данных о предприятии, включая сведения о банке, в котором он обслуживается, и поставщике, полных паспортных данных сотрудника для удостоверения его личности, реквизитов контракта или договора;
- на оборотной стороне содержится перечень ТМЦ с наименованием ценностей и указанием на их количество;
- подпись уполномоченного лица является одним из обязательных реквизитов.
Что такое обменная доверенность
Обменная доверенность выдаётся на имя работников третьей организации. Ее нужно обменять на доверенность, которую получил сотрудник в своей компании. Выходит так, что цепочка доверенностей позволяет представителям компании, которая не принимает участие в сделке, получить товар.
Обменная доверенность нужна тогда, плательщик и покупатель – одно и то же юридическое лицо, а получать товар должно другое юридическое лицо. Доверенность выдает первое юрлицо на второе юрлицо, чтобы оно могло получить товар при доставке. Взамен этой доверенности должна быть выписана обменная доверенность, чтобы сотрудник второго юрлица мог получить товар от поставщика.
В ГК РФ нет такого понятия, как обменная доверенность. Также как и нет специального стандартного бланка для неё. Она составляется в произвольной форме по потребностям компании. За образец можно взять стандартную форму документа. Обменную доверенность составляют на тот же срок, на который выдаётся стандартная доверенность для работника своей фирмы, максимум на пятнадцать дней.
Сроки действия документа
В настоящее время доверенность на получение материальных ценностей может оформляться на срок, который компания закрепляет в своих нормативных локальных актах.
Ранее организации могли выписывать доверенность сроком на десять дней. По его истечении, если представитель не успел воспользоваться данной доверенностью, фирма могла выписать ему новый бланк.
Сейчас руководство имеет право установить различные сроки действия доверенности для каждого случая. Главное требование – эти периоды нужны зафиксировать в локальных нормативных документах предприятия, например в учетной политике.
Существует практика, согласно которой подобные доверенности принято выписывать на период не превышающий 15 дней. Считается, что этого времени достаточно, чтобы получить материальные ценности.
Для формы М-2а чаще всего срок определяется в 30 дней, но она может быть оформлена и на период действия договора поставки.
Если выписанная ранее доверенность не использована, то ее обязательно нужно вернуть в компанию, чтобы ее погасили штампом «Не использована».
Как правильно заполнить доверенность
Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдаётся под расписку получателю. Доверенность должна обязательно содержать:
- наименование и код ОКПО организации, выдавшей доверенность;
- номер и дата составления доверенности;
- срок действия доверенности (как правило, не более 15 дней);
- наименование потребителя и плательщика — указывается полное наименование организации, её почтовый адрес, расчётный счёт и наименование банка организации; если потребитель и плательщик совпадают, то в поле «плательщик» пишут «он же»;
- паспортные данные сотрудника, на которого оформлена доверенность;
- наименование поставщика – организации, у которой нужно получить ценности по данной доверенности;
- наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить ценности (оплаченный счёт, платёжное поручение);
- перечень товарно-материальных ценностей, которые следует получить по доверенности.
Обратите внимание! Доверенность должна содержать образец подписи сотрудника, на которого она выписана. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. В конце доверенности ставится печать организации.
Обратите внимание, что формы с кодами М2 и М2а имеют отличительные свойства, на которые необходимо обратить внимание при заполнении бланка.
Вариант документа с кодом М-2 состоит из двух частей: основной части и отрывного талона (корешка). Заполнению подлежат все поля. При получении доверенности заполненный корешок отрывают и подшивают для хранения у бухгалтера.
В отличие от предыдущей формы бланка в типовой межотраслевой форме М-2а не предусмотрено отрывного талона. Его просто регистрируют в журнале учёта выданных доверенностей. Данный бланк подлежит заполнению в тех случаях, когда получение ТМЦ носит многоразовый характер, что обычно бывает при действующих договорных отношениях.
Инструкция по заполнению доверенности на получение товара
- В «шапке» надо написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «на получение товара»). В строку ниже вносится город, в котором зарегистрирован доверитель, а также дата оформления доверенности.
- Потом вписываются полное название компании-доверителя, его ОГРН, ИНН (взять можно из учредительной документации), фактический адрес.
- Затем вносится информация о сотруднике, от лица которого составляется документ (это обычно один из руководителей), его фамилия, имя, отчество. Далее пишется документ, на основании которого действует доверитель («Положение», «Устав» и т.п.).
- После этого указываются служебные и личные данные представителя: его должность, фамилия, имя, отчество, сведения из паспорта.
- Следующая часть является основной и касается непосредственно тех функций и поручений, которые имеет право выполнять представитель от лица предприятия. Если поручений много, то их желательно указывать четко формулируя, отдельными пунктами. Если доверенность выполнена на исполнение обязательств по какому-то конкретному договору, то нужно указать его номер и дату заключения.
- В завершение надо внести срок действия доверенности (год, два года, три года и т.д.) или конкретную дату, по прошествии которой она перестанет действовать.
- После внесения всех необходимых сведений, доверенное лицо ставит под документом свою подпись с обязательной расшифровкой. Затем ее удостоверяет доверитель, о чем и расписывается ниже.
Для передачи полномочий применяют унифицированную форму из постановления ГКС № 71а, но это не обязательно. Предприятие вправе самостоятельно разработать бланк доверительного письма с учетом организационных и отраслевых особенностей и закрепить его в учетной политике.
Единых требований к заполнению не предусмотрено, но есть ряд обязательных реквизитов, без которых документ ничтожен (недействителен). Вот как правильно заполнить доверенность:
- указать дату выдачи;
- определить срок действия;
- заверить подпись доверяемого;
- подписать у руководителя и главного бухгалтера;
- поставить оттиск печати.
ВАЖНО!
Иногда количество товаров по доверенности не соответствует фактическому. Это не нарушение. Продавец вправе передать больше ТМЦ, чем заявлено в М-2а, но меньше нельзя.
Пошаговая инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей:
- Указываем название и ОКПО организации-заказчика.
- Вносим порядковый номер и дату заполнения.
- Проставляем дату выдачи и срок действия документа.
- Вписываем название потребителя и плательщика (то есть организации-заказчика), адрес, расчетный счет и банк. При совпадении потребителя и плательщика указывают «он же».
- Отмечаем Ф.И.О., должность, паспортные данные доверяемого сотрудника.
- Определяем документ-основание для получения ТМЦ, его номер и дату.
- В таблице на оборотной стороне расписываем товары и материалы, которые необходимо получить у продавца.
В конце заверяем подпись доверяемого сотрудника, подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера, ставим печать.
На какой срок выдается доверенность и у кого она остается?
Срок действия не является обязательным условием. В соответствии с ГК РФ (статья 186) документ, в котором не указана длительность юридической силы акта, считается выданным на один год.
Отсчет срока начинается от даты составления. Ее отсутствие означает ничтожность документа. Такая бумага при соблюдении иных правил не создает прав и обязанностей ни для одной из сторон.
Максимальный и минимальный срок действия не устанавливается. Документы могут действовать определенный срок, до какого-либо дня или события. Уполномочивание третьего лица возможно отозвать раньше истечения срока.
Действие акта в рамках передоверия не превышает сроков основного документа. Если последний выдается на год, то по его истечении юридическую силу теряют и первоначальная, и последующая доверенность.
Акт хранится у поставщика. Передается она при первоначальной отгрузке. Когда срок действия истекает, бумага передается в бухгалтерию организации.
Для чего нужна доверенность по форме М-2
Представлять интересы своего предприятия разрешено только управляющему. Это прописано в его обязанностях. Что касается других сотрудников, то для них необходимо выписывать соответствующую доверенность. Если ответственное лицо должно выполнить разовое поручение, для составления документа можно воспользоваться простой формой, или написать его в свободном стиле. Но иначе обстоят дела, если эти действия являются систематическими. Это именно те случае, в которых без формы М-2 обойтись не получится. Хотя нужно знать, никто не запрещает использовать этот документы и в том случае, когда поверенный выполняет разовое поручение.
Можно сказать, данный бланк вызывает меньше вопросов у поставщика. Особенно это касается тех случаев, когда передаче подлежат особо ценные грузы и материалы. Как можно догадаться, для составления такой доверенности нужно основание. Таковым обычно является официальная договоренность между компаниями. Сюда относятся договоры о поставке, продаже и др.
Кем и когда он заполняется
Доверенность на получение ТМЦ выдается либо покупателю, либо продавцу. Этот документ также имеет важное значение, поскольку выдача ТМЦ без надлежаще оформленной доверенности грозит неприятными последствиями.
Продавец, передавший материальные ценности лицу, не имеющему доверенности, должен доказать, что он действительно отгрузил ТМЦ через суд. Судебная тяжба очень длительная и нередко дорогая, поэтому лучше заранее позаботиться о правильности процедуры передачи. Проверить полномочия по доверенности легко, и занимает этот процесс всего несколько минут.
Но есть и один исключительный случай. В случае, если ТМЦ доставляются на склад, принадлежащий заказчику, то доверенность не требуется. Презюмируется факт, что работники склада – это представители предприятия или организации, которые являются материально-ответственными лицами. Они имеют право принимать товары в соответствии со своими должностными обязанностями, поэтому и специальный документ не нужен.
Где будет происходить передача товара, определяется пунктами договора. В зависимости от этого и определяется потребность в доверенности.
Доверенность может быть выдана на любого сотрудника организации либо предприятия или на постороннего человека, который будет посредником при передаче ТМЦ. Также получателем может стать и транспортная организация, имеющая разрешительный документ. Предъявлять доверенность нужно до начала отгрузки. Без доверенности действует руководитель организации или директор предприятия.
Выдают доверенность на 15 дней, а если это плановые платежи, то на один месяц. Обратите внимание, что если дата окончания действия не прописана, то документ считается недействительным.
Как свидетельствует практика, доверенность не выдают на максимальный срок, ведь перечень материальных ценностей либо основание получения ТМЦ может измениться. Поэтому на предприятии делается один образец, и по нему в каждом отдельном случае выписывается доверенность. После отгрузки оригинал поставщик оставляет у себя, его прикладывают к накладной и передают в бухгалтерию.
Доверенность оформляют в одном экземпляре сотрудники бухгалтерии и выдают ее сотруднику под расписку.
Бланк, заполненный по всем правилам (об этом в следующем разделе статьи), заверяет руководитель предприятия или организации, свою подпись ставит и главный бухгалтер. Проставляется печать юрлица.
Немного об ответственных лицах. Главбух обязан следить за правильностью выдачи, за регистрацией и оформлением документа. В его обязанности входит и инструктаж доверенных лиц, которые получают ТМЦ. Он отвечает и за порядок хранения документов. Доверенное лицо несет материальную ответственность, поэтому с ним может быть заключен договор об ответственности.
Посмотреть, как выглядит образец заполнения доверенности на получение товара, можно в этой статье.
Если вас интересует порядок заполнения образца доверенности на право подписи договора, прочтите этот материал.
Заполнение лицевой стороны
В правом верхнем углу подряд размещены два кода: ОКУД и ОКПО.
- ОКУД — шифр доверенности на получение товара по классификатору управленческой документации. Он всегда один и тот же — 0315001.
- ОКПО — индивидуален, но у предприятий со схожей сферой деятельности он может совпадать. Узнать ОКПО можно из регистрационной документации, а также сертификатов. Часто он входит в подписные реквизиты и указывается на печати/штампе.
Посредине нужно написать название организации-доверителя (можно сокращенно — ООО, АТ).
Номер доверенности может включать не только цифры, но и буквы. Например: 24.04.16Л-15, где:
- 24.04.16 — дата;
- Л — первая буква названия поставщика ООО «Ласточка»;
- 15 — порядковый номер в реестре доверенностей.
Дата выдачи — обязательный реквизит доверенности.
Образцы доверенностей на получение товаров, как и другие формы унифицированных форм первичной учетной документации, утверждены еще в 1997 году. Но по состоянию на 2017 год они еще являются актуальными.
Далее в бланк вписывается дата, до которой доверенность действительна.
Внимание! Форма М-2 должна использоваться разово. Доверенность прекращает действие из-за события, которое произошло раньше: окончание срока действия или получение товара.
Заполнение лицевой стороны
В правом верхнем углу подряд размещены два кода: ОКУД и ОКПО.
- ОКУД — шифр доверенности на получение товара по классификатору управленческой документации. Он всегда один и тот же — 0315001.
- ОКПО — индивидуален, но у предприятий со схожей сферой деятельности он может совпадать. Узнать ОКПО можно из регистрационной документации, а также сертификатов. Часто он входит в подписные реквизиты и указывается на печати/штампе.
Посредине нужно написать название организации-доверителя (можно сокращенно — ООО, АТ).
Номер доверенности может включать не только цифры, но и буквы. Например: 24.04.16Л-15, где:
- 24.04.16 — дата;
- Л — первая буква названия поставщика ООО «Ласточка»;
- 15 — порядковый номер в реестре доверенностей.
Отрезной талон и обратная сторона
В одноразовой доверенности на получение товара (форма М-2) есть отрывной талон, в котором есть следующие сведения:
- номер доверенности;
- дата выдачи;
- срок действия;
- Ф.И.О., должность лица, на имя которого выдана доверенность;
- расписка должностного лица о получении доверенности;
- наименование поставщика;
- номер и дата наряда/извещения;
- номер, дата документа, который подтверждает исполнение поручения.
Доверенности М-2, М-2а учитываются одним из следующих способов:
- регистрация в журнале учета выданных доверенностей;
- составление подшивки по типу кассовой книги, в которой сами корешки исполняют роль листов журнала.
Графы, которые отражены на обратной стороне доверенности:
- порядковый номер;
- наименование товара;
- единица измерения;
- дублирование количества товара (делается прописью).
На обратной стороне доверенности также есть три подписи:
- руководителя;
- бухгалтера;
- поверенного.