Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.
Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ
При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе
- сведения об обеих сторонах договора,
- краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
- наименование работ,
- дату проведения работ,
- качество и стоимость выполненных работ.
В соответствии с нормами делопроизводства в акте должны присутствовать следующие реквизиты:
- дата и место составления;
- наименование документа;
- ссылка на договор (дату и номер), приложением к которому является акт и основанием для его составления;
- сведения о каждой из сторон договорных отношений по выполнению работ;
- табличная часть с перечислением по каждой из позиций работ их наименования, краткого описания, единицы измерения, количества, цены за единицу и стоимости;
- информация о том, что работы выполнены полностью и в срок, предусмотренный договором, отсутствии претензий со стороны заказчика (либо перечень недостатков со сроками их устранения);
- подписи сторон договора и оттиски печатей (при их наличии).
Что должен содержать акт приема
Акт выполненных работ подтверждает выполнение договорных обязательств. Подпись заказчика доказывает, что он не имеет претензий к сроку, качеству и объему.
Составляется документ в двух экземплярах, заверяется подписями обеих сторон. Если в договоре участвуют организации, то ставятся печати. В акте обязательно указывают дату составления, номер, приложением к какому договору он является.
Полностью расписывают наименование контрагентов. Если это физлица, то нужны ФИО, паспортные данные, адрес. Если организации — сведения в соответствии с учредительными документами. Названия контрагентов в акте должны совпадать с указанными в договоре.
Максимально полно расписывается выполнение работ. Часто их оформляют в виде таблицы с несколькими столбцами. Отдельными пунктами списка или в столбцах указывают: объем, единицы измерения, стоимость каждого вида, срок выполнения.
Некоторые стороны включают в текст документа столбик «замечания заказчика». Общая стоимость указывается с НДС. Сумма в рублях пишется прописью, копейки цифрами.
После описания выполненных работ в акте указывают дату его подписания, данные договора, в рамках которого он оформляется и номер счета для оплаты. Подписи должны быть расшифрованы, оттиски печати четкие.
Как правило, документ заканчивается формулировкой о том, что все произведено в срок и заказчик не имеет претензий к качеству и срокам выполнения. Подпись клиента под этими словами означает исключение любых спорных вопросов впоследствии. Поэтому принимайте выполненные работы максимально внимательно и, если есть недоработки или вопросы к качеству, решайте их до подписания акта.
Если обнаружены недостатки, их можно указать здесь же, в тексте документа. Подрядчик должен будет их устранить. Исключения составляют скрытые дефекты, которые невозможно увидеть при визуальном осмотре.
Такие недочеты подрядчик обязан устранить и после подписания акта приемки выполненных работ. Гражданский кодекс говорит о разумных сроках обнаружения скрытых недостатков. Это:
- гарантийные сроки, установленные договором;
- в соответствии со ст. 477 ГК РФ, два года с момента передачи;
- сроки, установленные ст. 19 Закона о защите прав потребителей.
Документы о приемке товара – важный инструмент в закупочной деятельности учреждений. От них зависит оплата подрядчику (поставщику, исполнителю), а также они необходимы:
1) для включения сведений в реестр контрактов (п. 13 ч. 2 ст. 103 Закона № 44-ФЗ). Напомним, что правила ведения такого реестра определены ст. 103 Закона № 44-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1084.
В частности, заказчик в течение пяти рабочих дней с момента приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги должен направить в Федеральное казначейство документ о приемке – в случае принятия решения о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги (ч. 3 ст. 103 Закона № 44-ФЗ).
Если приемка осуществляется частями, сведения нужно подавать после каждого ее этапа. Данный вывод следует из п. 13 ч. 2, ч. 3 ст. 103 Закона № 44-ФЗ. Аналогичное мнение высказало Минэкономразвития в Письме от 08.04.2015 № Д28и-865;
2) для составления отчета об исполнении контракта, его отдельного этапа. Здесь стоит обратиться к Постановлению Правительства РФ от 28.11.2013 № 1093. Согласно порядку подготовки и размещения отчета, утвержденному данным постановлением, если учреждение оплатило поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги (обязательства по контракту) и подписало документ о приемке (утвердило подписанный приемочной комиссией документ), оно должно составить отчет об исполнении контракта.
Отчет составляется также о результатах отдельного этапа контракта, если его цена превышает 1 млрд руб. или если предметом контракта является выполнение работ (ч. 9 ст. 94 Закона № 44-ФЗ):
-
по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства;
-
по сохранению объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов РФ.
Правила составления акта
Акт об оказании услуг не имеет стандартного, унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформляться он может в произвольном виде, исходя из потребностей компании, или по разработанному в фирме шаблону (если выбран второй вариант, то форма акта должна быть закреплена в учетной политике организации).
При оформлении документа нужно придерживаться определенных правил и норм делопроизводства. В частности, акт должен включать в себя:
- информацию об обеих сторонах договора,
- сведения о договоре, по которому производились работы,
- наименование услуг,
- дату проведения
- стоимость произведенных услуг.
Если к акту прикладываются какие-либо дополнительные документы (это могут быть не только печатные бумаги, но и фотографии, чеки, квитанции и т.п.), их необходимо указать отдельным пунктом.
Акт приема-передачи – закрывающий документ, подтверждающий исполнение контракта и внесение оплаты за услугу.
Заключается на основании ст. 94 ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, для обеспечения государственных и муниципальных нужд” после того, как исполнитель осуществит частичную (полную) поставку товара.
Полностью реализует взятые на себя обязательства по контракту.
Акт – отдельный документ, в котором фиксируется факт приемки продукции от поставщика согласно 44-ФЗ, т.е. полное соответствие товара/ услуги требованиям или критериям определенного уровня качества.
Акт составляется по итогам экспертизы и заключения, но не позднее 5 дней после составления документа, подписания сторонами. Только легитимный документ является правильным, если составлен на основании фактических сведений о проводимой поставке, универсальных передаточных документов либо товарных накладных, сопровождающих товар.
Если заказчик не составляет акт в силу определенных причин, то подвергается штрафу с взысканием в судебном порядке.
Акт составляется в 2-х экземплярах для поставщика и заказчика.
Строгая форма отсутствует, но обязательно должны быть прописаны главные пункты:
- список продукции, услуги;
- стоимость принятого товара;
- заключение экспертизы;
- решение заказчика, обоснование претензий при их наличии;
- подписи участников процесса.
Изменения с 2021 года
Начиная с 1 января 2021 года составление и подписание документов о приемке товаров стало доступно в ЕИС (Единой информационной системе).
Теперь можно вести работу в электронной форме, а письма ФНС и Казначейства за номерами № АС-4-15/26126 и № 14-00-06/27476 подробно разъяснили, что онлайн-версии документов, которые подписываются цифровой подписью, равнозначны по юридической силе бумажным вариантам, подписанным собственной рукой.
Для того чтобы осуществлять документооборот с использованием ЕИС, необходимо указать в контракте следующие пункты:
- определить возможность обмена документами, подписанными цифровой подписью о получении партии товара и прочих процедурах и характеристиках в электронной форме;
- принимать электронные формы сопроводительных и подтверждающих документов, вроде счетов, передаточных и корректировочных бумаг и т.п. в качестве первичных учетных документов.
Интерфейс ЕИС содержит весь необходимый функционал для осуществления вышеописанного документооборота, и при желании обоих сторон, заказчика и поставщика, может служить юридической онлайн площадкой для обмена документами о факте передачи и приемки товара в электронной форме.
Для этого необходимо иметь действующий контракт с соответствующими пунктами и выполнить два простых шага:
- Найти в реестре контрактов действующий текущий контракт в фазе исполнения.
- В контекстном меню данного контракта выбрать пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
После этого, поставщик в своем личном кабинете найдет соответствующий контракт и сможет передавать документы в цифровом виде.
В чем заключается назначение акта оказанных услуг?
Акт применяется как документальное подтверждение завершения исполнителем работы и принятия ее заказчиком. Иными словами, были исполнены обязательства обеими сторонами по заблаговременно оформленному договору подряда. Документ содержит каждую услугу, предоставленную исполнителем.
Отмечено качественное выполнение работы и отсутствие претензий со стороны заказчика. На основе данного акта заказчик осуществляет окончательный расчет, его показания используют в финансовой отчетности. Также он служит для ведения учета расходов, которые связаны с предоставленными услугами.
Бывает и такая ситуация, когда заказчик по какой-то причине не удовлетворен выполненной работой. Составлять акт нужно все равно, только надо указать отдельный пункт, включающий в себя сведения о недочетах, ошибках, дефектах и прочих проблемах. Также надо отметить время, на протяжении которого Исполнитель обязан внести исправления.
При отказе от доработки исполнителем заказчик может обратиться в суд. Если оплата заказчиком задерживается, то подать Иск может уже исполнитель. Корректно оформленный акт выступает доказательством своей правоты и вины другой стороны.
Следует подчеркнуть, что при решении спора между сторонами через суд отсутствие акта оказанных услуг может повлечь за собой неприятности.
К примеру, отказ от составления акта суд может воспринять как нежелание оформления процедуры по правилам, которые установлены законодательством.
Возможно и такое, что суд передаст данную информацию надзорным органам, что приведет к штрафованию каждой стороны.
Требования, предъявляемые к оформлению актов, самостоятельно разрабатываемых предприятиями торговли и общественного питания
Самостоятельно разрабатываемые предприятиями торговли и общественного питания или их контрагентами акты выполненных работ (оказанных услуг) должны в первую очередь содержать все предусмотренные действующим законодательством (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете) обязательные реквизиты.
Во вторую очередь оформляемые акты должны содержать достоверную информацию о характере выполненных работ (оказанных услуг) с указанием их необходимости и экономической целесообразности, а также со ссылкой на осуществление соответствующих расходов в рамках той деятельности организации, которая направлена на получение дохода. Такие требования к актам определяются положениями налогового законодательства, а именно гл. 25 НК РФ.
Составляемыми актами прежде всего фиксируется выполнение закрепленных в договоре (соглашении) обязательств той стороной по договору, которая является исполнителем. Как правило, именно фиксация данного факта влечет за собой обязанность заказчика по оплате работ (услуг).
Изменение договорных условий
В процессе выполнения или в результате выставления претензии заказчиком по ряду этапов, возможно изменение стоимости относительно ранее подписанного экземпляра документа.
С этой целью составляется корректировочный акт выполненных работ с указанием:
- номера и даты документа, к которому составляется корректировка;
- изменения ценовой политики в сторону увеличения или уменьшения со ссылкой на обстоятельства, включая выявленный дефект заказчиком после подписания основного акта и принятый исполнителем;
- новую итоговую стоимость согласно внесённым изменениям.
Какие новые документы нужно разработать для работы с ПТЭЭП-2023
➤ Подготовьте проекты приказов по ответственном. Уже сейчас вы должны разработать проекты приказов, в которых будут определены лица:
- имеющие право выполнения переключений в электроустановках, ведения оперативных переговоров;
- имеющие право подачи и согласования диспетчерских и оперативных заявок на изменение технологического режима работы или эксплуатационного состояния ЛЭП, оборудования и устройств в составе электроустановок;
- имеющие право единоличного осмотра электроустановок;
- имеющие право отдавать распоряжения, выдавать наряды-допуски, выдавать разрешения на подготовку рабочего места и допуск к производству работ в электроустановках, выполнять обязанности допускающего, ответственного руководителя работ, производителя работ, наблюдающего.
- допущенные к проверке подземных сооружений на загазованность (при наличии у потребителя таких сооружений);
- имеющие право производства специальных работ в электроустановках (при определенной потребителем необходимости выполнения таких работ).
Приказы необходимо издать 9 января, ознакомить с ними работников, а также заранее разработать должностные инструкции и определить, в каких случаях ответственного руководителя работ «прикрывает» его заместитель. Вы можете использовать в приказе такую формулировку: «на время нетрудоспособности, командировки, отгула и т.п.». Образцы пяти самых главных приказов, которые вы должны датировать 9 января, скачайте в конце статьи.
Лайфхак от эксперта. Назначайте несколько ответственных, чтобы был резерв. Был известен случай, когда в результате новогоднего корпоратива в филиале на Крайнем Севере из строя были выведены и производитель работ, и ответственный руководитель работ, и выдающий наряд, и, как назло, под Новый год, произошла крупная авария, при которой требуется выдача наряда-допуска. Пришлось назначать таких лиц из головной организации в Москве. Так себе командировка.
➤ Подготовьте проект приказов в энергоснабжающую организацию. У компаний появилась новая обязанность по передаче сведений в энергоснабжающую организацию, пункт 12 ПТЭЭП. Форма предоставления сведений зависит от такой организации. Возможно, будет достаточно предъявить копию приказа о назначении и выписки из протокола проверки знаний правил работы в электроустановках. Ростехнадзор оказывает такую услугу. Сведения подаются ежегодно до 1 января и не позднее чем за 1 рабочий день до ввода в действие изменений в указанных списках.
Какой датой оформлять ЭСФ, если есть разница в датах выписки и подписания ЭАВР?
На практике нередки ситуации, когда есть расхождение в дате выписки ЭАВР поставщиком услуг и дате его подписания покупателем. Например, ЭАВР выписан поставщиком 10.02.2021 г., а покупатель подтвердил его 11.02.2021 г. Таким образом, возникает разница в отражении даты совершения оборота в учете покупателя и поставщика. Какая же из дат будет признана датой совершения оборота? Какую дату отражать в ЭСФ?
П.4 ст.7 закона №234-III от 28.02.2007 г. «О бухгалтерском учете…» гласит, что первичные документы (которым является АВР или ЭАВР) должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания.
При этом, согласно п.3 ст.379 НК РК, в общем случае датой совершения оборота по реализации работ и услуг, является день их выполнения (т.е. подписания покупателем, который своей подписью и подтверждает факт выполнения работы или оказания услуги). Особые условия предусмотрены только для:
- банковских операций (п.4 ст.379 НК РК);
- реализации тепла, воды, газа, услуг связи (п.5 ст.379 НК РК);
- услуг железнодорожного транспорта (п.6 ст.379 НК РК);
- услуг, оказанных нерезидентом (п.13 ст.379 НК РК).
Порядок заполнения документа
Акт выполненных работ, применяемый в строительной отрасли, составляется на основании сметы. Последний документ, как правило, формируется еще до начала реализации заказа. Надо отметить, что применяемая форма акта, прописывается в договоре на этапе его заключения.
Акт составляется на листе формата А4 при помощи специализированной техники, то есть компьютера или печатной машинки, либо от руки чернилами черного или фиолетового цвета.
Важно! Документ удобно составлять в стандартной компьютерной программе Excel. В таком случае сервис самостоятельно посчитает стоимость выполненных работ по каждому виду и в совокупности.
Если компания не желает использовать УФ акта или планирует внести в нее коррективы, данная информация отражается в договоре.
Как внести изменения в акт о приемке выполненных работ
Инспекторы ФНС иногда требуют представить им акты приема выполненных работ для проверок. Сведения в документах должны полностью совпадать с данными по сделкам, иначе налоговая заподозрит бизнес в махинациях.
Точные данные также требуются бухгалтеру, чтобы свести баланс. Несовпадения приводят к расхождениям в числах и нарушают порядок учета.
Поэтому при малейших изменениях или ошибках в акты нужно вносить корректировки. Например, если нужно заменить или исправить:
- название услуги или работ;
- количество объектов;
- стоимость;
- название компании одной из сторон;
- требования к результатам и так далее.
Другой комментарий к Ст. 753 Гражданского кодекса Российской Федерации
1. Пункт 1 комментируемой статьи закрепляет обязанность заказчика, уведомленного о готовности к сдаче результата выполненных по договору строительного подряда работ, приступить к его приемке немедленно.
Выполненные работы принимаются в порядке, установленном законом и договором строительного подряда. ГК не устанавливает конкретный срок, в течение которого заказчик обязан приступить к приемке. Немедленно, т.е. в минимальные сроки, необходимые для принятия заказчиком мер по организации приемки и ее надлежащему проведению, в частности, в сроки, требуемые для привлечения к участию в приемке специалистов, представителей государственных органов, органов местного самоуправления, для обеспечения объекта необходимой энергией, сырьем, топливом и т.д.
При просрочке принятия работы на заказчика ложится бремя несения возникших в период просрочки рисков: риска случайной гибели или случайного повреждения объекта строительства, материалов, оборудования и т.д. (см. комментарии к ст. 705, п. 1 ст. 741 ГК РФ).
Досрочная сдача работ подрядчиком допускается лишь с согласия заказчика (ст. 315, 711 ГК РФ).
2. Пунктом 2 комментируемой статьи на заказчика возлагается обязанность по организации и осуществлению приемки результата работ и несению связанных с этим расходов.
Заказчик своими силами и средствами должен обеспечить участие в комиссии по приемке как своих представителей, так и представителей подрядчика, а если работы выполнялись по договору генерального подряда, то и представителей субподрядчиков; в необходимых случаях привлечь экспертов, представителей государственных органов и органов местного самоуправления, выделить транспорт, обеспечить объект необходимой энергией, сырьем, топливом и проч.
Правило о возложении на заказчика обязанности по организации и приемке работ и по несению бремени связанных с этим расходов носит диспозитивный характер. Соглашением сторон может быть предусмотрено иное распределение обязанностей как по организации приемки объекта, так и по несению связанных с этим расходов. Стороны вправе, к примеру, возложить на подрядчика обязанность по выделению на период приемки персонала для обслуживания инженерных систем и оборудования и перенести на него (полностью или в части) связанные с этим расходы.
В практике встречаются различные виды приемки: промежуточная, частичная, приемка отдельных этапов работ, полная; приемка заказчиком и государственная приемка. Главное назначение всех видов приемки — проверить качество работ.
Промежуточная приемка проводится обычно в отношении тех выполняемых промежуточных работ, которые скрываются последующими конструкциями либо предназначаются для больших механических и иных нагрузок. Например, прочность фундамента здания может быть проверена и приемка осуществлена до закрытия его плитами и до возведения стен. В процессе строительства возможна регулярная промежуточная приемка работ, в частности, ежемесячная, подтверждающая выполнение работ за определенный период.
Частичная приемка также является приемкой в процессе строительства. Она применяется, как правило, когда строится сложный строительный комплекс, включающий отдельно стоящие здания и сооружения, объекты гражданской обороны и проч., которые могут эксплуатироваться заказчиком самостоятельно. Допустим, объектом строительства являются административный корпус предприятия, производственное здание и здание оздоровительного комплекса. При частичной приемке (в отличие от промежуточной) заказчик не только проверяет качество части выполненных работ, но также берет в фактическое владение результат работы и вправе его эксплуатировать (к примеру, административный корпус). Подобное возможно лишь в случае, если результат определенной части работ выделен в договоре в качестве отдельного этапа.
В то же время не следует отождествлять приемку отдельного этапа работ и частичную приемку. Приемкой отдельного этапа может быть и промежуточная приемка при условии, что подлежащая приемке в процессе строительства часть работ выделена в договоре как этап.
Вместе с тем промежуточная приемка далеко не всегда является приемкой отдельного этапа работ. На необходимость разграничения промежуточной приемки и приемки отдельного этапа работ указывает и ВАС РФ на примере одного из дел. Так, в коммерческой практике приемка отдельного этапа работ и приемка промежуточных работ, не относящихся к таковому, оформляются путем подписания одного и того же акта, именуемого актом формы N 2. При этом акты приемки промежуточных работ подтверждают фактическое выполнение работ за определенный период и, как правило, подписываются ежемесячно, что позволяет получить основание для промежуточных расчетов. И если фактически выполненные промежуточные работы не были выделены в договоре в качестве отдельного этапа, то акты формы N 2 не являются актами предварительной приемки отдельного этапа работ. Такое разграничение имеет принципиальное значение при распределении рисков случайной гибели или случайного повреждения результата работ. В случае принятия промежуточных работ, не относящихся к отдельному этапу, действует общее правило о распределении рисков (ст. 741 ГК РФ) — см. п. 18 Обзора Президиума ВАС РФ от 24 января 2000 г. N 51. В случае же принятия отдельного этапа работ действует специальное правило о распределении рисков (см. комментарий к п. 3 комментируемой статьи).
Полная приемка — приемка законченного строительством объекта в целом. Она проводится заказчиком либо комиссией, образуемой соглашением сторон. В комиссию могут входить и независимые эксперты, и представители субподрядчиков, и другие лица, приглашенные заказчиком и подрядчиком.
В случаях, порядке и с последствиями, которые предусмотрены правовыми актами, возможна государственная приемка, проводимая с участием представителей государственных органов и органов местного самоуправления. Обычно такая приемка проводится при строительстве объектов недвижимости, эксплуатация которых затрагивает серьезные публичные интересы, — основных производственных и непроизводственных фондов (зданий и сооружений, жилых комплексов и иных подобных объектов). При этих условиях объект считается принятым к эксплуатации и право на него подлежит государственной регистрации только после надлежащего завершения государственной приемки.
Порядок приемки подобных объектов в эксплуатацию определяется СНиП 3.01.04-87 «Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов. Основные положения» (утверждены Постановлением Госстроя СССР от 21 апреля 1987 г. N 84). В соответствии с ними до предъявления объектов государственной приемочной комиссии заказчик назначает рабочие комиссии, осуществляющие предварительную приемку без участия представителей государственных органов либо органов местного самоуправления. И лишь затем законченные строительством объекты должны предъявляться к приемке государственным приемочным комиссиям.
3. Пункт 3 комментируемой статьи предусматривает специальное правило о перенесении на заказчика, предварительно принявшего результат отдельного этапа работ, последствий случайной гибели или случайного повреждения этого результата.
Смысл специального правила состоит в том, что при гибели (повреждении) не по вине подрядчика результата отдельного этапа работ, наступившей до приемки работ в целом, но после приемки заказчиком отдельного этапа работ, риск несет заказчик.
Следовательно, за подрядчиком в этом случае сохраняется право требовать вознаграждения за указанные работы. Предусмотренное п. 1 ст. 741 ГК общее правило о несении подрядчиком риска случайной гибели или случайного повреждения результата работ до его приемки при этом не применяется. Тем самым в подобных случаях снижается риск подрядчика.
Пункт 3 комментируемой статьи содержит императивное предписание и исключает принятие сторонами иного решения о распределении рисков в подобных случаях.
4. В п. 4 комментируемой статьи говорится о порядке оформления сдачи и приемки работ и устанавливается презумпция действительности акта сдачи или приемки результата работ, подписанного одной стороной.
Ошибки при составлении и рекомендации юристов
Учитывая то, что грамотно заполненный акт будет для заказчика основой для уменьшения размера на доход и расчета затрат, образец составляется соответственно с нормами действующих законов.
Чтобы документ имел законную силу, стороны обязаны грамотно его составить без ошибок. В интернете есть нужные бланки, которые участники сделки часто используют. При этом проверяйте наличие обязательных пунктов документации.
Акт – это дополнительный документ, который гарантирует, что у заказчика нет претензий к исполнителю работ либо услуг. Для собственной страховки стороны обязаны его составлять и прикреплять к соглашению. Специальной формы бланка не предусмотрено, поэтому участники сделки вправе разработать образец самостоятельно. При этом учитываются запросы к составлению первичной документации.