Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при командировке: нормы 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Согласно п. 16 Порядка суточные возмещаются за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Размер суточных в настоящее время установлен Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 и составляет 100 руб. за каждый день.
Минтрудом подготовлен проект указа Президента РФ о внесении изменений в п. 16 Порядка, предусматривающий, что размер суточных за каждый день нахождения гражданского служащего в служебной командировке на территории РФ определяется руководителем каждого государственного органа в пределах от 100 до 300 руб.
Необходимость в повышении размера суточных существует давно, поскольку действующий тариф был установлен почти 20 лет назад и с тех пор ни разуне увеличивался, несмотря на неоднократный рост цен на товары, работы, услуги. Пока данный проект Президентом РФ не подписан.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Как подтвердить расходы в командировке
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Варианты проживания в командировке
Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.
Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.
Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.
Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.
Отчетные документы за проживание в гостинице
Согласно п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085), гостиница выдает документ, подтверждающий оплату проживания: бланк строгой отчетности (БСО) или чек ККМ.
НДС, выделенный в гостиничном счете, можно принять к вычету без счета-фактуры. Так разъяснено в письме Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555.
Если работник привез из командировки счет гостиницы, в котором выделено отдельной строкой питание, то данные расходы принять в целях налогового учета нельзя. А стоимость питания надо обложить НДФЛ и страховыми взносами согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичную позицию занимает Минфин (письмо от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).
Предоставленные вместе с авансовым отчетом документы должны содержать информацию не только о размере фактически оплаченных сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной услуги (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756).
При зарубежной командировке отель тоже выдает документы. И при подготовке авансового отчета счета отеля необходимо построчно перевести на русский язык. Это следует из п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).
Варианты проживания в командировке
Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.
Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.
Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.
Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.
Размеры возмещения расходов
Для работников государственных организаций Постановлением Правительства о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, предусмотрены такие суммы возмещения:
- расходы, связанные с наймом жилья – в размере потраченной суммы, но не больше 550 рублей, при условии подтверждения трат документами, если работник не предоставил подтверждающую документацию, ему начисляется 12 рублей.
- Расходы, связанные с проездом – в размере фактически потраченной суммы, но не больше, чем стоят проездные документы. Если работник не может предоставить документы, связанные с транспортными расходами, ему оплачивается минимальная стоимость проезда в плацкарте, или в каюте десятого типа на морском транспорте и третьего на речном, или в общественном автобусе.
- Суточные расходы выплачиваются в размере 100 рублей каждый день командировки.
В организации, не относящейся к государственной, размер суточных выплат устанавливается местными нормативными актами.
Как подтвердить командировочные расходы
Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ). Исходя из этого определения экономическая направленность затрат на командировку подтверждается приказом по организации, в котором указано место командирования, сроки командировки, служебное задание и цель командировки.
Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен составить авансовый отчет. К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.
К расходам, связанным с командировками, относят следующие расходы: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплату услуг связи, расходы по оплате медицинской страховки, расходы на получение загранпаспорта и визы).
Случаются форс-мажорные обстоятельства, при которых постояльцу, оплатившему полный срок пребывания в отеле, приходится срочно уехать. В такой ситуации гостю, пробывшему в номере до получаса, возвращается вся сумма. Отсчет времени начинается с момента переступания порога номера.
Если времени с момента заселения проходит больше получаса и из номера гость срочно выезжает, то возврат полной суммы не производится. При возможности почасовой оплаты, взимается сумма за каждый фактически использованный час пребывания в номере.
Согласно правил расчетного часа в гостинице, отельный комплекс имеет право получить деньги от постояльца за продление пребывания в номере, если он заселился в оплаченные сутки вечером, а выехал после 12.00 следующего дня. При этом не имеет значения, что фактически гость проживал в отеле меньше суток. О правилах заселения-выселения, оплаты администрация извещает постояльцев заранее.
Планируйте свои действия и заранее знакомьтесь с внутренними правилами выбранных гостиниц. Удачных поездок и отдыха!
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.